Справочники – важная часть управленческого учета

 Автор: партнер ООО "А8 Практика"

Светлана Патеха

 

Справочники являются важнейшей частью любой учетной системы компании (это может быть и Excel, и 1С, и любая другая программа). Очень важно правильно структурировать и организовать свои справочники, т.к. это будет являться базой для формирования управленческой отчетности, а также будет способствовать контролю и наиболее эффективному использованию складских запасов, оптимизации системы закупок, учету и контролю запасов по всей логистической цепочке и т.п.

По статистике для малого и среднего бизнеса наиболее значимые справочники насчитывают сотни и тысячи позиций каждый, для крупных компаний нефтегазового сектора размеры справочников материалов составляют от 100 до 250 тыс. позиций, а по контрагентам - от 3 до 12 тыс. записей.

Значимость данной темы можно показать на следующем историческом примере:

В конце второй мировой войны президент США Рузвельт поставил задачу разобраться в причинах проблем с поставками запчастей на фронт. Проведя необходимые исследования, американцы пришли к выводу, что запасные части в войска отправлялись в количестве, в несколько раз превышающем потребность в них. При этом запчастей по-прежнему не хватало из-за того, что на складах скапливались одни и те же изделия, но обозначенные по-разному и носившие разные названия. В итоге президент издал директиву о создании единой федеральной системы каталогизации предметов снабжения для государственных нужд, и в первую очередь для нужд обороны и безопасности.

Наиболее важные справочники учетной системы:

Организации - входящие в состав предприятия юридические лица, по которым ведется общий учет и отчетность;

Подразделения - отделы и управления, из которых складывается организационная структура;

Склады – места хранения товарно-материальных ценностей;

Статьи затрат;

Статьи движения денежных средств;

Номенклатура - товарно-материальные ценности и услуги, используемые в деятельности предприятия;

Контрагенты - совокупность юридических и физических лиц, с которыми взаимодействует предприятие.

Справочники организаций, подразделений, складов, статей затрат и статей движения денежных средств у большинства предприятий сравнительно невелики и не требуют частого редактирования. Справочники номенклатуры и контрагентов – наоборот постоянно дополняются при появлении новых поставщиков и покупателей, материалов и т.п.

Остановимся подробнее, на что нужно обратить внимание при создании различных справочников.

При построении иерархической структуры справочника подразделений верхним ее уровнем лучше всего сделать так называемые территориальные или географические сегменты бизнеса, под которыми, напомним, понимаются организационно различаемые (обособленные) части предприятия или группы компаний, осуществляющие свои операции в отдельных странах или группах стран, внутри определенных географических регионов, выделяемых в зависимости от специфики деятельности данного предприятия. Именно они будут являться основой построения управленческих отчетов по географическим сегментам. На более низком уровне будут находиться более мелкие подразделения - цеха, отделы и т.п.

Справочник статей затрат строится таким образом, чтобы в дальнейшем лечь в основу отчета о прибылях и убытках (или отчета о финансовых результатах), т.е.  он должен содержать те статьи, которые будут раскрыты в данном отчете в составе себестоимости реализованной продукции, товаров, услуг, коммерческих и административно-управленческих расходов. Статьи затрат группируются по экономическому содержанию, в укрупненном виде это материальные затраты, затраты на оплату труда, отчисления на социальные нужды, амортизация основных средств, прочие затраты. Но компании хотят видеть структуру своих затрат более детально. Например, для торговой компании в составе коммерческих расходов могут быть выделены следующие статьи:

  • Транспортные расходы по доставке до покупателя;
  • Расходы, связанные с продажами в сетях:

Листинг;

Ретро-бонус;

Оплата мерчендайзерам;

Оплата торговым представителям;

Оплата выкладок;

Прочие «входные билеты»;

  • Маркетинговые расходы:

Реклама на ТВ;

Реклама в интернете;

Акции;

  • Заработная плата коммерческой службы;
  • Отчисления на социальное страхование;
  • ГСМ коммерческих служб;
  • Услуги связи коммерческих служб;
  • Командировочные расходы коммерческих служб.

Справочник статей движения денежных средств строится таким образом, чтобы в дальнейшем лечь в основу отчета о движении денежных средств, т.е. он должен содержать те статьи, которые будут раскрыты в данном отчете. Например, для торговой компании структура справочника статей движения денежных средств может быть следующая:

Поступления от операционной деятельности:

  • поступления от реализации товаров
  • поступления от оказания услуг;
  • прочие поступления по операционной деятельности.

Выбытия от операционной деятельности:

  • поставщикам (подрядчикам) за товары, материалы, работы, услуги;
  • на оплату труда работников;
  • процентов по кредитам и займам (Прим.1);
  • налога на прибыль;
  • прочие платежи;

Поступления от инвестиционной деятельности:

  • от продажи внеоборотных активов;
  • от продажи акций (долей участия) в других организациях;
  • от возврата предоставленных займов;
  • дивидендов, процентов по долговым финансовым вложениям и аналогичных поступлений от долевого участия в других организациях;
  • прочие поступления;

Выбытия по инвестиционной деятельности:

  • в связи с приобретением, созданием, модернизацией, реконструкцией внеоборотных активов;
  • в связи с приобретением акций (долей участия) в других организациях;
  • в связи с предоставление займов другим лицам;
  • прочие платежи;

Поступления от финансовой деятельности:

  • получение кредитов и займов;
  • от выпуска акций, увеличения долей участия;
  • прочие поступления;

Выбытия от финансовой деятельности:

  • собственникам (участникам) в связи с выкупом у них акций (долей участия) организации или их выходом из состава участников;
  • на выплату дивидендов в пользу собственников (участников);
  • возврат кредитов и займов;
  • прочие платежи.

Прим.1 – выплаты процентов по кредитам и займам могут быть включены как операционную деятельность, так и в финансовую в зависимости от желания компании. Это допускается также и МСФО (IAS 7 «Отчет о движении денежных средств»).

Справочники номенклатуры можно подразделить на справочник продукции, справочник оказываемых услуг, справочник сырья и материалов, справочник приобретаемых услуг, справочник товаров и т.п. Структурируя справочник реализуемых продукции, товаров, услуг следует учитывать так называемую продуктовую сегментацию бизнеса, под которой, напомним, понимается отдельный продукт (услуга) или группы родственных продуктов (услуг), предназначенных для реализации. Если Вы планируете в дальнейшем строить управленческие отчеты по сегментам по группе продукции, товаров или услуг, именно эти группы должны быть вверху иерархической структуры.

И, наконец, справочник контрагенты. Для многих компаний он самый многочисленный. В этом справочнике контрагентов обычно группируют на покупателей, поставщиков, государственные органы (налоговые органы, фонды социального страхования и т.п.), физические лица, банки.

Внутри справочников покупателей и поставщиков контрагентов удобнее всего сгруппировать по тем же признакам, по которым Вы хотите их сгруппировать в управленческих отчетах. Например, Вы имеете сеть региональных представителей, занимающихся продажей Ваших товаров и хотите иметь информацию об уровне дебиторской задолженности покупателей каждого регионального представителя. В этом случае в справочнике Покупатели Вы создаете группы с названием региона, а уже в них записываете конкретных покупателей.

Разработав принципы формирования справочников, следует определить лицо, ответственное за каждый справочник. Вносить информацию в справочник, изменять ее должен только этот ответственный сотрудник, тем самым вы исключите дублирование информации. Например, очень часто встречается, что один тот же покупатель может быть внесен в справочник два и более раз, особенно если он имеет непростое название. В результате в справочнике будет ООО «НПО Прогресс», НПО «Прогресс» ООО, Прогресс НПО и т.д. По всем этим контрагентам могут быть отражены обороты, сальдо взаиморасчетов и т.д., что усложняет анализ расчетов с контрагентом и приводит к различным ошибкам в отчетности. Аналогичные ошибки могут содержаться и в других справочниках. В качестве уникального идентификатора юридического или физического лица контрагента я рекомендую использовать ИНН.

Пользователей учетной системы нужно научить использовать рекомендуемые инструменты поиска элементов справочника и обращаться к ответственному лицу, только если уверены, что нужной позиции нет в справочнике. Потребность в новом элементе справочника отражается в заявке ответственному и описывает все требуемые параметры.

Ответственный сотрудник проверяет, отсутствует ли в справочнике требуемая позиция, в том числе под иным наименованием, и добавляются новые элементы (позиции) справочника.

Таким образом, при создании системы справочников очень важны две вещи: во-первых, формировать структуру справочников нужно во взаимосвязи и после того, как утверждены форматы управленческих отчетов для всех категорий пользователей (напомним, это собственники, инвесторы, топ-менеджмент, линейный менеджмент), во-вторых, за каждым справочником нужно закрепить ответственное лицо.