Внедрение управленческого учета. Регламент управленческого учета.

 

Автор: Генеральный директор,

партнер ООО "А8 Практика", Executive MBA 

Андрей Морев

Продолжаем двигаться по нашей дорожной карте. Сегодня остановка «Регламент управленческого учета».

Часто в российских организациях после создания учетной политики служба управленческого учета почивает на лаврах, и отдает процесс формирования и заполнения учетных форм на откуп исполнителям. С какими проблемами Вы столкнетесь, если поступите также.

1)    Потеря части информации при вводе. Так как смежные службы будут перекладывать с себя ответственность за ввод в систему информации на стыке. Пример: Передача материалов со склада в производство. Начальник склада, отгрузив материалы, проведет это в системе, а начальник производства не примет его. И мы получим разрыв в цепочке движения материалов. И хорошо, когда у Вас небольшая компания, и Ваши специалисты быстро отыщут ошибку. А если у Вас масштабное производство. Ошибки будут накапливаться и приведут к существенному искажения управленческой отчетности.

2)    Двойной ввод информации. Эта проблема имеет обратный эффект по сравнению с ситуацией из пункта 1. Предположим, менеджер по продажам ввел данные по отгрузке товара, и одновременно менеджер по логистике продублировал эту информацию по товарным накладным. Опять мы видим искажение управленческой отчетности.

3)    Информация накапливается на столе у специалиста по управленческому учету. И специалист вносит информацию в систему в соответствии со своими внутренними пожеланиями. В данной ситуации мы будем иметь в системе всю информацию. Вопрос: когда? Мы теряем оперативность в наполнении системы информацией, а, следовательно, менеджмент компании начинает принимать решения, опираясь на не достоверные данные из управленческой отчетности.

4)    Отсутствие описанных контрольных процедур приводит к появлению так называемого «человеческого фактора». Все мы не безгрешны, и человек может ошибаться. Соответственно, в любой системе, должна быть «защита от дурака» и система проверки, которая позволяет избежать ошибок.

5)    Нарушение сроков сдачи отчетности. Самая распространенная ситуация - отсутствие четко прописанного срока приведет к разной трактовке разными службами сроков подготовки отчетности.

6)    Отсутствие работающих бизнес-процессов в компании. Специалисты по управленческому учету иногда не могут найти первичный источник информации о некоторых операциях.

Из вышесказанного можно сделать следующие выводы:

1)    Регламент управленческого учета необходим для компании;

2)    Он должен содержать информацию о порядке и сроках ввода информации в систему;

3)    В нем должна быть отражена информация о порядке контроля за правильностью внесения данных в систему;

4)    Регламент должен определять сроки подготовки и предоставления отчетности;

5)    В регламенте должна быть отражена информация об ответственных за ввод информации в систему.

Регламентация процесса управленческого учета должна решить следующие вопросы:

1)    Наведение порядка в учетном процессе;

2)    Определение четкой и прозрачной системы учета;

3)    Четкое распределение ответственности между службами за ведение управленческого учета;

4)    Обеспечение своевременной подготовки необходимых управленческих учетов.

Как мы и писали в ранее изданных материалах, Вы должны назначить ответственного за внедрение управленческого учета и дать ему полномочия в процессе создания системы.

Для того, чтобы понять, как устроена компания Вам придется нарисовать схему работы компании, которая будет включать в себя товарно-денежные потоки, информационные потоки, потоки передачи документов, порядок принятия решений. Получив такую схему, Вы можете начинать писать регламент управленческого учета.

Укрупненную схему работы предприятия можно представить следующим образом:

 

Каждый блок, приведенной схемы должен быть подробно описан, и раскрыта информация о движении договоров, товарно-денежных потоков, всех видов документов.

Получив такую схему Вы начинаете создавать регламент, который должен описать все шаги по движению информации в компании.

Остановимся на требованиях к регламенту:

1)    Он должен описывать все процессы, происходящие в компании, с точки зрения перемещения информации;

2)    Он должен иметь логическую структуру построения;

3)    Он должен быть написан языком доступным для пользователя. Этим документом должны уметь пользоваться сотрудники компании разных уровней;

4)    Он должен четко регламентировать ответственных и сроки.

Описание всех процессов, происходящих в компании, является обязательным требованием. Мы должны сначала провести исследовательскую работу о компании и сформировать план-схему о действующих процессах в компании. После этого этапа требуется провести реинжениринг процессов, чтобы исключить дублирование информации на всех этапах взаимодействия в компании.

Структурированность документа позволяет пользователям разного уровня образования использовать его в работе без наличия специальных знаний. Логическая структура построения позволяет избежать двойных трактований в действиях сотрудников при применении системы управленческого учета.

Документ должен быть написан языком доступным пользователям. Это очень важное требование. Так как в компаниях, особенно в крупных, работают люди, имеющие разный образовательный ценз, то мы должны создавать документ, который будет интуитивно понятен для всех пользователей. В противном случае, мы получим один из многих документов, лежащих на полках.

Регламентирование ответственных позволяет определить пошаговый план действий при вводе информации в систему управленческого учета. А также избежать образования «серых» зон, за которые никто не отвечает при формировании отчетности и вводе информации. Также регламент должен устанавливать ответственность сотрудников за исполнение своего блока обязанностей и давать возможность выносить наказания за нарушение регламента. К срокам мы подходим с теми же требованиями, как и к вводу информации. Что позволяет создать гармоничную систему управленческого учета.

Очень важным является соблюдение жестких требований к исполнению регламента, и незамедлительное вынесение наказаний, в случае нарушений регламента. Это позволит на первом же этапе внедрения донести до исполнителей всех уровней необходимость и важность системы управленческого учета для компании.

   Очень важно определить точки первичного образования информации и людей, которые обладают данной информацией. Далее необходимо описать каким образом информация от ее носителей, попадает в систему. Это может быть передача информации в виде документов, в виде электронных или устных сообщений, путем вноса в журнал хозяйственных операций, или иным образом. Вносить информацию в систему могут, как пользователи, которые получает эту информацию (я считаю это наиболее правильный способ), так и специалисты управленческого учета. Выбор всегда остается за Вами. Но с точки зрения стоимости эксплуатация системы управленческого учета первый способ является более эффективным.

Предполагаемая структура Вашего регламента может выглядеть следующим образом:

  1. Товарно-денежная схема работы Вашего бизнеса.
  2. Документооборот при движении товаров и денежных средств в Вашей компании.
  3. Точки ввода первичной информации в систему и ответственные за этот процесс.
  4. Сроки ввода информации с даты ее возникновения.
  5. Сроки подготовки отчетности и передачи их пользователям информации.
  6. Описание проверки работы системы управленческого учета.
  7. Глоссарий