Проблемы организации системы внутреннего контроля

 

 

 

С.В. Харченко

к..э.н., доцент  кафедры «Бухгалтерский учет

 в коммерческих организациях»

Финансовый университет при Правительстве

 Российской Федерации

Аннотации: В статье раскрываются проблемы организации, а также описывается структура и взаимодействие системы внутреннего контроля, порядок формализации процессов. Предлагается регламент контрольных процедур, как одного из основных элементов системы внутреннего контроля.

Ключевые слова: внутренний контроль, система внутреннего контроля, финансовый контролер, регламент, риски, формализация процессов

 В соответствии со ст. 19 нового Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ), экономические субъекты обязаны организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, а также, организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

На сегодняшний день практически все крупные компании имеют в своей структуре  так или иначе выделенные контролирующие подразделения. Это службы внутреннего аудита, но они, как правило, занимаются лишь урегулированием возникающих налоговых споров и оценкой бухгалтерских и налоговых рисков бизнес процессов с точки зрения действующего законодательства. Кроме этого может быть,  департамент, подчиняющийся Совету директоров, включающий в себя КРУ и дирекцию сохранности активов. Эти подразделения выполняют свои функции с помощью документальных проверок, проверок технологических процессов и инвентаризаций активов предприятий на местах. Но, проверки носят, как правило, несистемный, последующий характер, нет полноценного взаимодействия между структурами внутри компании, нет системного анализа результатов этих проверок

Для организации полноценной   и комплексной системы внутреннего  контроля, во-первых, необходимо описание финансовой структуры компании, то есть определение центров финансовой ответственности, их статусов и схем взаимоотношений между ними, организационно-управленческой структуры компании, схемы консолидации бюджетов и отчетности, схемы финансирования, взаимосвязь и порядок расчетов с управляющими компаниями, схемы товарно-денежных потоков. Необходимо описать виды деятельности предприятий по видам: операционная, инвестиционная, финансовая, бизнес процессы.

Совет директоров

 

На этой основе необходимо распределить ответственность и обязанности между субъектами внутреннего контроля, утвердив порядок взаимодействия.

 
   

 

 

 

 

 


Рис. 1 Схема структуры и взаимодействия системы внутреннего контроля

Внедрение финансовых контролеров на предприятия обеспечило бы текущий характер контроля хозяйственных операции, в отличие от проверок КРУ.

Так как зоной ответственности финансового директора является эффективность и контроль  текущей деятельности компании, а также  формирование бюджета и организация бухгалтерской службы, в зону его же ответственности можно отнести максимальную формализацию бухгалтерского учета, которая является следующим этапом становления системы внутреннего контроля.

К проблемам данного этапа также можно отнести вариантную учетную политику на предприятиях одного субхолдинга, например, различаются базы распределения постоянных расходов, и т. д. Этому есть и объективные причины, например, местное законодательство.

Решением здесь является жесткая учетная политика  для сегментных предприятий, которая позволит регламентировать бухгалтерский учет.

На основе формализованных учетных процессов, необходимо разработать Методические рекомендации, которые содержали бы описание основных процедур проведения внутреннего контроля данных бухгалтерского и управленческого учета. Одним из элементов разработки процедур контроля является определение и формирование  реестра  «узких мест» (злоупотреблений), ведущих к потере активов Группы, риску невыполнения обязательств перед клиентами,  личному обогащению ответственных лиц, допустивших злоупотребления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Виды злоупотреблений по местам их возникновения

(закупка и завоз товара  на предприятие, переработка, отгрузка, реализация товара, ОС, ТМЦ, оказания услуг, внешние риски)

 

 

 

 

Лица, ответственные за недопущение злоупотреблений

 

 

Меры пресечения

 

 

Круг должностных лиц, причастных к конкретной ситуации

 

 

 

 

Рис. 2 Принцип формирования реестра возможных злоупотреблений

Последствиями злоупотреблений могут быть: хищение имущества - денежных средств, товара, основных средств, ТМЦ; образование недостачи имущества (денежных средств, товара, основных средств, ТМЦ); образование неучтенных излишков имущества (денежных средств, товара, основных средств, ТМЦ); упущенная выгода  компании; риски невыполнения обязательств компании  перед  клиентами, деловыми партнерами; личное обогащение ответственных лиц, допустивших злоупотребления.

Процесс управления рисками помогает обеспечить эффективный процесс составления финансовой отчетности, а также соблюдение законодательных и нормативных актов, избежать нанесения ущерба репутации компании и связанных с этим последствий. Таким образом, процесс управления рисками позволяет руководству достигать своих целей и при этом избегать просчетов и неожиданностей. [1]

Следовательно, одной следующих задач является определение основных рисков и на этой основе разработка регламента осуществления контроля, (Таб.1).

Таблица 1

Регламент осуществления контроля за сохранностью активов компании

 

Бизнес-процесс

Основные риски

Контроль за рисками

 
 
 
 

Денежные средства

 

Банковские и кассовые операции

Нецелевое использование денежных средств, полученных от Управляющей Компании (УК)

Финансовый контролер  (ФК) визирует все выбытия с расчетного счета и из кассы предприятия, проверяет статьи выбытия денежных средств, не допускает нецелевое использование денежных средств, в случае необходимости согласовывает с управляющей компанией изменение статьи (посредством направления служебной записки на имя финансового директора УК). Ежемесячно ФК представляет в УК отчет о целевом использовании ДС за месяц.

 

Использование, для  осуществления внебюджетных выбытий, денежных средств, полученных на расчетный счет от реализации

В случае необходимости ФК согласовывает с УК выбытие вне бюджета, не допускает возможность выбытия без согласования, если руководитель предприятия произвел оплату контрагенту без визы ФК, то ФК сообщает об этом в управляющую компанию -финансовому директору.

 

Выбытие денежных средств с расчетного счета и из кассы предприятия за фиктивно оприходованные ТМЦ, выполненные работы

В случае  выбытия ДС  ФК сообщает в  УК  о факте выбытия. ФК обязан   не допускать использование  копий договоров, накладных, актов и др. первичных документов, обязан проверять  наличие всех предусмотренных подписей.

 

Выбытие денежных средств с расчетного счета и из кассы предприятия без документа

ФК сообщает об этом в УК. Выбытие должно осуществляться только на основании оригинала договора.

 

Выбытие денежных средств с расчетного счета и из кассы предприятия в нарушение условий договоров

Финансовый контролер проверяет соответствие выбытия условиям договоров по условиям оплаты, по цене

 

Расчеты с подотчетными лицами

Выдача в подотчет крупных денежных сумм, выдача в подотчет денежных средств.

ФК визирует выдачу ДС в подотчет и контролирует соблюдение сроков представления отчета. При невозможности решения вопроса с соблюдением сроков отчета подотчетных лиц с руководством, ФК сообщает об этом в УК.

 

Списание подотчетных сумм на фиктивные представительские расходы

ФК проверяет необходимость списания представительских расходов, в случае возникновения сомнения по поводу отнесения расходов к представительским, сообщает об этом в УК.

 

Ссуды

Выдача несанкционированных ссуд и займов

ФК визирует выдачу ссуд и проверяет соблюдение регламента

 

Товарные запасы

 

Закупка сырья

Заключение договоров на поставку сырья на невыгодных для компании условиях по цене, по накладным расходам на закупку и т.д.

ФК контролирует заключение нетиповых договоров на авансирование или поставку сырья, в случае заключения договора, по которому экономическая целесообразность для компании сомнительна, ФК сообщает. Нетиповые договоры должны быть согласованы письменно в УК.

 

Авансирование без  договоров  залога и без заключения СБ.

Финансовый контролер проверяет соблюдение внутрикорпоративного регламента по авансированию

 

Транспортировка сырья

Заключение договоров на покупку сырья с условием 100 % возмещения транспортных расходов за доставку сырья

Финансовый контролер проверяет условия  заключаемых договоров на поставку сырья: возможно 2 варианта:1. Доставка включена в цену сырья и отдельно ничего не возмещается за транспортировку; 2. Если поставщики предполагают получить возмещение за доставку д.б. заключено  2 договора - один на поставку сырья, а  второй на транспортные услуги. В случае заключения руководителем договоров поставки с другими условиями по транспортным расходам, ФК обязан своевременно (до заключения договора проинформировать УК) .

 

Переработка

Заключение в рамках  договора на переработку приложения на поставку сырья

Финансовый контролер проверяет наличие  двух договоров, заключенных с поставщиком : один на переработку, а второй - на поставку сырья. В случае несоблюдения руководителем требования УК  необходимости заключения  двух договоров, ФК сообщает об этом в УК.

 

Завоз сырья

Оприходование излишков сырья на отдельных контрагентов

 ФК ежедневно сверяет  данные книги учета ввоза сырья, ведущихся охраной и начальником СБ, весовой с документами первичного учета, ведущимися в бухгалтерии предприятия.

 

Складской учет  сырья

Формирование излишков сырья

Внезапная инвентаризация сырья один раз в месяц, в случае обнаружения излишков или недостач сверх нормативных потерь- сообщает в УК.

 

Сверхнормативные потери сырья

В конце производства ФК сопоставляет результаты инвентаризаций, первичных документов по движению сырья с величиной списанных потерь.

 

Качественные характеристики сырья

Завышение показателей загрязненности  при приемке

Финансовый контролер осуществляет выборочный контроль по определению загрязненности сырья

 

Занижение показателей загрязненности при приемке для отдельных поставщиков

Финансовый контролер осуществляет выборочный контроль по определению загрязненности сырья

 

Занижение качественных показателей

Финансовый контролер осуществляет выборочный контроль по определению качественного показателя 

 

Учет переработки сырья

Обнуление счетчиков дозаторов весов (подача сырья в переработку), фиксирование в журнале учета сменных химиков меньших показателей по списанию сырья в производство

ФК ежедневно предоставляет  информацию о показаниях счетчиков в УК. ФК сам лично ежедневно снимает показания счетчиков в разное время. Ежемесячно сверять показания счетчиков с данными, указанными в производственных журналах.

 

Выход готовой продукции

Изменение показаний счетчиков упаковочного отделения

ФК ежедневно предоставляет  информацию о показаниях счетчиков в УК. ФК сам лично ежедневно снимает показания счетчиков в разное время. Ежемесячно сверять показания счетчиков с данными, указанными в производственных журналах и учете.

 

Товарный кредит

Бесконтрольное формирование товарного займа, что приводит к недостатку переработанной продукции

ФК сопоставляет количество, причитающейся готовой продукции заводу, давальцам с фактической отгрузкой. Готовая продукция не должна отгружаться, если по учету за данным контрагентом она не числится.

 

Учет побочной продукции

Занижение объема выработанной побочной продукции

ФК ежедневно предоставляет  информацию о показаниях счетчиков в УК. ФК сам лично ежедневно снимает показания счетчиков в разное время. Ежемесячно сверять показания счетчиков с данными, указанными в производственных журналах и учете.  Внезапная инвентаризация один раз в месяц

 

Учет расчетов с покупателями

Реализация готовой продукции по ценам ниже цен, установленных УК

ФК контролирует договоры по призаводской реализации готовой продукции, если  заключается договор на реализацию без согласования с УК , ФК обязан сообщить в УК

 

Учет расчетов с поставщиками

Начисление и отгрузка продукции в нарушение договорных условий

ФК обязан проверять правильное начисление готовой продукции.

 

Отгрузка готовой продукции

Вывоз продукции без отражения в учете

ФК ежедневно сверяет данные  книг учета вывоза продукции, ведущихся охраной и начальником СБ с документами первичного учета, ведущимися в бухгалтерии предприятия: товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, материальные пропуска.

 

Текущий ремонт 

 

Проведение текущего ремонта с привлечением подрядных организаций

Заключение договоров на выполнение подрядных работ по текущему  ремонту, не предусмотренных  бюджетом

Проверка наличия данного вида работ в плане текущего ремонта в бюджете

 

Завышение  объемов подрядных работ, предусмотренных бюджетом

Проверка соответствия стоимости работ по утвержденному бюджету стоимости работ, предусмотренной договором на выполнение работ

 

Привлечение  к выполнению работ заведомо невыгодной подрядной организации, подставной фирмы, формальное проведение тендера

Участие в работе тендерной комиссии, контроль за соблюдением установленного порядка проведения ТК. Участие в тендере с последующим утверждением результатов и контролем исполнения договорных обязательств.

 

Проведение расчетов с подрядной организацией в нарушение условий заключенных договоров. Неправомерная оплата подрядных работ при отсутствии первичных документов

Выбытие денежных средств не соответствующее условиям договора по срокам оплаты, по цене, по видам расчетов. Обязательное наличие акта выполненных работ по ф. КС-2 (либо в произвольной, но с обязательным указанием видов работ, их объемов и расценок) с приложением отчета по выполненным работам, включая весь объем проектно-сметной документации, включая обязательное утверждение сметы на проведение работ. Сверка журнала выполненных работ с актами, сопоставление условий договоров с фактической оплатой.

 

Нарушение порядка документального оформления СМР, выполненных подрядным способом.

Проверка наличия должным образом оформленных первичных документов по выполненным подрядным работам. При этом ФК руководствуется Положением о контроле и документальном оформлении СМР на предприятиях Группы.

 

Отсутствие необходимой технической документации на выполненные объемы работ

В случае непредставления подрядчиком технической документации на выполненные объемы работ финансовый контролер до подписания актов приемки работ и окончательного расчета с подрядчиком сообщает об этом в УК.

 

Оформление актов выполненных работ по фактически незавершенным объемам работ или фиктивно выполненным работам

Финансовый контролер обязан произвести визуальный осмотр произведенных работ на соответствие отраженным в актах выполненных работ

 

Выполнение текущего ремонта собственными силами

Отсутствие сметного расчета на выполняемые работы по текущему ремонту 

Финансовый контролер обязан проконтролировать составление сметного расчета, проверить наличие в бюджете данного вида работ

 

Фиктивное списание строительных материалов на текущий ремонт, начисление оплаты рабочим за фиктивно выполненные объемы работ.

Финансовый контролер обязан сравнить списание материалов, предусмотренное сметой с документами на списание материалов со склада, сравнить расходы на оплату труда рабочих, предусмотренные сметой с фактическими начислениями.

 

 Отсутствие на предприятии документов по  приемке выполненных работ  по текущему ремонту: актов приемки работ, справки о стоимости выполненных работ

ФК обязан проверять  наличие акта выполненных работ по ф. КС-2 (либо в произвольной, но с обязательным указанием видов работ, их объемов и расценок) с приложением отчета по выполненным работам, включая весь объем проектно-сметной документации, включая обязательное утверждение сметы на проведение работ.

 

 Внеоборотные активы

 

Реализация основных средств

     

Выбытие основных средств без отражения в учете, что приводит к недостаче по ОС

ФК сопоставляет данные  журналов охраны по вывозу имущества с данными учета.

 

 Приобретение основных средств

Заключение договоров на  приобретение ОС, не предусмотренное  утвержденным бюджетом

ФК проверяет наличие в бюджете (в плане капитальных затрат) расходов на приобретение основных средств

 

Приобретение ОС, стоимостью большей, чем предусмотрено утвержденным бюджетом

ФК проверяет соответствии стоимости ОС, в бюджете и по договору

 

Выбор  компании -поставщика ОС без проведения тендера или при формальном проведении тендера.

ФК участвует в проведении тендерной комиссии в случае принятия решения о заключении договора с поставщиком, выбранным в результате несоблюдения положения о проведении тендерной комиссии, сообщает в УК до формирования заявки на инвестиционные выбытия.

 

Расчеты с поставщиком в нарушение условий договора на поставку ОС  и как следствие -формирование в учете просроченных авансов выданных.

ФК контролирует выбытие денежных средств по договору на приобретение ОС только в соответствии с условием договора. Если руководитель обязывает формировать заявку на  инвестиционные выбытия в нарушение условий договора -ФК сообщает в УК.

 

Строительство, капитальный ремонт основных средств

Заключение  договора на строительство (капита-льный ремонт) ОС не предусмотренные утвер-жденным бюджетом

ФК проверяет  наличие в бюджете расходов на капитальный ремонт

 

Отсутствие тендера или при его формальном проведении

ФК участвует в заседании тендерной комиссии, контролирует его проведение.

 

Заключение договора с подрядной организацией на заведомо невыгодных для предприятия условиях.

ФК  контролирует, чтобы выбор организации для проведения капитального ремонта был оптимальный: наиболее выгодные  для компании расценки на проведение работ, обязательное наличие  необходимой лицензии  и тд. 

 

Расчеты с подрядной организацией в нарушение условий договора.

ФК  при формирование заявки в УК на инвестиционные выбытия  проверяет условия и порядок оплаты по договору

 

Увеличение объемов подрядных работ по сравнению с заключенным договором

ФК контролирует процесс выполнения работ и в случае возникновения  необходимости осуществления   дополнительных объемов работ, определяет их необходимость и до начала выполнения этих работ сообщает в УК  с изложением всех факторов, обуславливающих необходимость работ.

 

Фиктивное выполнение работ и как следствие отсутствие первичных документов, подтверж-дающих выполнение работ по строительству или капитальному ремонту ОС.

ФК обязан проверять  наличие акта выполненных работ по ф. КС-2 (либо в произвольной, но с обязательным указанием видов работ, их объемов и расценок) с приложением отчета по выполненным работам, включая весь объем проектно-сметной документации, включая обязательное утверждение сметы на проведение работ.

 

Отсутствие необходимой технической документации на введенные в действие основные средства

ФК проверяет наличие всей необходимой технической документации на введенные в действие объекты. Если руководство не предпринимает мер в случае отсутствия документов, то ФК сообщает об этом в УК.

 
         

 

 

Следующей задачей является автоматизация контрольных процедур, но здесь возникает очередная проблема, наличие нескольких информационных баз, которые порой носят дублирующий характер. Бухгалтерский учет обычно автоматизирован, налоговый нет. Управленческий учет может быть автоматизирован, но вестись в отличной от бухгалтерского учета базе. Кроме этого существует еще казначейская база, информационные системы о движении сырья и товаров, носящие оперативный характер, другие. Объединение всех процессов в одной информационной базе, начиная с бюджета, было бы идеальным вариантом, но на сегодняшний день это  дорогостоящая и трудно выполнимая задача. Тем не менее, часть контрольных процедур можно было бы автоматизировать.

Одной из существенных проблем организации системы внутреннего контроля в компании является, как правило, ее сложная организационная структура, большое количество объектов контроля и их территориальная рассредоточенность по регионам и странам. Как раз эту проблему  можно было бы частично решить с помощью автоматизации.

Организация полноценной системы внутреннего контроля требует дополнительных расходов и людских ресурсов, но позволит предотвращать в текущем режиме злоупотребления, хищения, осуществлять контроль за расходами, повысит операционную эффективность управления, уменьшит риски. Таким образом, можно сделать вывод, что система внутреннего контроля со временем окупит все затраты на ее организацию. Устранение же последствий нарушений приводит зачастую к большим потерям

Список использованной литературы:

 

  1. Internal Control – Integrated Framework. – The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 1992
  2. Закон Сарбейнса-Оксли, 2002
  3. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»