Постановка управленческого учета. Первые шаги.

Автор: Генеральный директор,

партнер ООО "А8 Практика", Executive MBA 

Андрей Морев 

В прошлой статье мы разобрали типичные ошибки, с которыми сталкиваются компании при постановке и ведении управленческого учета. Критика это хорошо, но… не учите нас жить, а лучше помогите материально, как писали классики.

Поэтому я начинаю для Вас цикл статей, посвященный созданию в компании управленческого учета.

Каждая компания одновременно с созданием начинает вести учет. Они бывают разные: бухгалтерские, налоговые, финансовые, товарные, складские и прочие. Но нас будет интересовать управленческий учет.

Управленческий учет - это система сбора и анализа информации, которая отвечает на вопросы, которые поставлены собственниками, инвесторами, топ-менеджментом компании, а также линейными руководителями, о текущем финансовом и товарно-денежном состоянии компании.

Что же мы видим из определения? Потребителем управленческого учета могут быть разные субъекты бизнес-среды. Перед разработкой правил и регламентов ведения управленческого учета необходимо получить ответ о требованиях будущих пользователей управленческого учета. Что хочет увидеть пользователь информации из Ваших отчетов?

Собственник. Основными задачами собственника является получение прибыли и развитие предприятия с целью дальнейшего извлечения прибыли на максимально возможной временной перспективе. Для собственника важны отчеты о финансовых результатах, о движении денежных средств, баланс предприятия или Группы Компаний. То есть максимально агрегированные показатели, позволяющие за короткий период времени принять решения о стратегических и тактических действиях. Отчетность должна готовиться в сроки, согласованные с Собственником.

Инвестор. Есть ли у предприятия инвесторы, или они могут появиться в ближайшей перспективе? Интерес инвесторов в первую очередь определяется бизнес-моделью развития предприятия, и при этом подтвержденной отчетностью предприятия. Чем крупнее размер, тем больше требований предъявляют инвесторы к отчетности. Она должна быть прозрачной, информационно емкой, отвечать на вопросы, связанные с прибыльностью отдельных видов деятельности предприятия, так называемых сегментов. Должна быть подтверждена заключением независимых экспертов, в идеальном случае аудирована по МСФО. Должна готовиться в максимально сжатые сроки, и отражать картину развития бизнеса. На основе полученных данных Инвесторы принимают решения о вхождении в бизнес, а также о выходе из него.

Топ-менеджмент не является однородным понятием. Для каждого направления, который курируется разными топ-менеджерами требуется разная информация. Рассмотрим наиболее важные из них.

Генеральный директор несет ответственность перед Собственниками за результаты компании. Генеральный директор - это голова бизнеса. Ему необходимо обладать максимально расширенным объемом информации для управления бизнесом. Основной задачей управленческого учета является создание максимально подробной картины бизнеса, без перегрузки не важными деталями. Отчетность для Генерального директора является симбиозом всех видов отчетностей в компании с возможностью получить необходимую информацию в разумные сроки.

Коммерческий директор управляет мышцами Вашей компании. Чем сильнее мышцы, тем сильнее Ваша компания. Для коммерческого директора важна вся информация, связанная с доходностью продаж, товарными запасами, уровнем цен, отсрочек платежей, отчеты по дебиторской и кредиторской задолженностям, сроками исполнения контрактов. Здесь важно иметь возможность получать информацию почти в реальном режиме времени. Так как чем позже получена информация, тем позже будет ответная реакция руководства.

Финансовый директор. Финансы - это кровь, которая позволяет организму существовать. Здесь важна вся информация, так как финансисты являются хранилищем информации для компании.

Производственный директор. Двигатель нашей компании. Под его руководством вырабатывается Ваша продукция. Для него важно понимать, когда подойдет сырье на предприятие, как исполняются технологические задания, есть ли отклонения, где возникают «узкие места» на производстве, какие товарные запасы на складах, какие заказы поступили от продаж.

Директор по правовым вопросам. Должен понимать текущую ситуацию по корпоративной структуре бизнеса, по затратам, связанным с приобретением и защитой Активов, текущую ситуацию по дебиторской и кредиторской задолженностям, судебным спорам.

Директор по связям с государственными органами. Здесь важно иметь агрегированную информацию о предприятии, которая позволит выгодно показать жизнедеятельность бизнеса для государственных органов.

 Директор по человеческим ресурсам. Должен обладать информацией о фонде оплаты труда, о численности сотрудников, о текучке на предприятии, о распределении сотрудников между разными группами (топ-менеджмент, линейный менеджмент, рабочие).

Линейный менеджмент работает с информацией в режиме реального времени, следовательно, для них важно получать максимально возможный спектр информации по их деятельности в сжатый период времени.

Первый шаг, который Вы должны сделать, это определить круг потенциальных пользователей информации.

Второй шаг, Вы должны провести интервью со всеми потенциальными пользователями, на которых определить их потребности в информации.

Третий шаг, Вы должны проанализировать полученную информацию и разработать форматы отчетности для каждой группы пользователей.

Четвертый шаг, Вы должны согласовать разработанные отчеты с потенциальными пользователями информации.

Прежде чем идти дальше мы должны изучить наши ресурсы. При формировании системы управленческого учета мы должны понимать, что в нашем распоряжении находятся четыре вида ресурсов: человеческие ресурсы, информация о движении денежных средств, информация о движении товарных потоков и программные продукты для работы с управленческим учетом.

Изучив потребности компании и инвесторов, а также оценив ресурсы, Вы готовите концепцию построения системы управленческого учета, которая должна быть утверждена Генеральным директором.

Пятый шаг, Вы должны утвердить концепцию построения системы управленческого учета.

Прежде чем описать составные части концепции введем несколько определений:

Учетная политика - является сводом правил отражения движения имущества, доходов, расходов и прочих операций, относящихся к учету, которым постоянно и в обязательном порядке следует организация.

Финансовая структура предприятия - это совокупность центров финансовой ответственности.

Центром финансовой ответственности (ЦФО) принято называть то или иное структурное подразделение компании (дивизион, цех, отдел, сотрудник и т.д.), ответственное за достижение целевого значения того или иного финансового показателя.

Выделяют несколько видов ЦФО.

Центр затрат - это подразделение, руководитель которого отвечает за выполнение поставленных задач в рамках выделенного бюджета затрат (например, кадровая служба, бухгалтерия, АХО).

Центр доходов - подразделение, руководитель которого в рамках выделенного бюджета затрат отвечает за размер доходов.

Центр прибыли - подразделение, руководитель которого отвечает за прибыль и обладает полномочиями и снижать затраты, и увеличивать доходы.

Центр инвестиций - подразделение, руководитель которого обладает полномочиями руководителя центра прибыли, а также отвечает за уровень и эффективность инвестиций.

Мы можем сегментировать бизнес по нескольким видам:

Отраслевая сегментация бизнеса - это организационно различаемые части предприятия, каждая из которых задействована в производстве отдельного продукта (услуг) или группы родственных продуктов (услуг), предназначенных главным образом для реализации вне предприятия (п. 2 международного стандарта финансовой отчетности (МСФО) № 14 «Сегментарная финансовая информация в отчетности»).

Территориальная (географическая) сегментация бизнеса, под которой понимаются организационно различаемые (обособ­ленные) части предприятия, осуществляющие свои операции в отдель­ных странах или группах стран, внутри определенных географических ре­гионов, выделяемых в зависимости от специфики деятельности данного предприятия (п. 3 МСФО № 14).

Продуктовая сегментация бизнеса под которой понимается отдельного продукта (услуг) или группы родственных продуктов (услуг), предназначенных главным образом для реализации вне предприятия.

Концепция должна представлять собой дорожную карту по созданию системы управленческого учета. Важными элементами концепции будут:

  • учетная политика;
  • регламент управленческого учета;
  • финансовая структура предприятия;
  • разработанная система сегментов бизнеса;
  • ресурсы;
  • зоны ответственности подразделений по вводу информации;
  • сроки ввода информации в систему;
  • система отчетности;
  • сроки предоставления отчетности;
  • предложения по выбору автоматизированной системы учета;
  • стоимость создания системы управленческого учета.

При разработке концепции важным является фактор стоимости информации. Любой создатель системы старается достичь идеала. Но… Вы должны руководствоваться принципом необходимости и достаточности. То есть Вы должны соотносить разумность использования ресурсов, требующихся для формирования отчетности, и пользы от полученной информации.

Только что мы с Вами разобрали первые пять шагов, которые Вы должны сделать для разработки и дальнейшего внедрения системы управленческого учета.

В следующей статье мы начнем рассматривать каким образом нам исполнять нашу дорожную карту.